TỔ CHỨC LÊ KHÁNH THÀNH TRỌN GÓI VÀ CHUYÊN NGHIỆP

Nhắm đánh dầu và công bố việc đầu tư xây dựng công trình đã hoàn thành và chuẩn bị đi vào hoạt động mà các tổ chức, doanh nghiệp sẽ vô cùng lưu tâm đến việc tổ chức lễ khánh thành. Đây là sự kiện có ý nghĩa quan trọng trong việc công bố sự hiện diện của công trình đến các đối tác, khách hàng tiềm năng và công chúng. Vì thế, các doanh nghiệp luôn đầu tư và chỉnh chu cho từng hạng mục, từng khâu để đảm bảo buổi lễ được thành công tốt đẹp.

LỄ KHÁNH THÀNH LÀ GÌ?

Lễ khánh thành là một sự kiện quan trọng cho các doanh nghiệp ngành xây dựng. Với ý nghĩa của sự chúc mừng, thông báo cho sự hoàn thành của một công trình, dự án đã được thành lập và chuẩn bị đưa vào hoạt động. Sự kiện lễ khánh thành đánh dấu cho sự ra đời và mang đến ý nghĩa của sự khởi đầu may mắn thuận lợi và chứa đầy những hi vọng, cầu may mắn cho tương lai sắp tới của công trình.

Bên cạnh ý nghĩa cho cột mốc đi vào hoạt động sắp tới của công trình, lễ khánh thành còn mang mục đích thông báo tới các đơn vị, tổ chức xã hội liên quan và các đơn vị báo đài truyền thông cũng như khẳng định vị thế của công trình, góp phần vào sự phát triển của địa phương khu vực.

SỰ KHÁC NHAU GIỮA LỄ KHÁNH THÀNH VÀ LỄ KHAI TRƯƠNG

Với mục đích,hình thức và cũng như khung kịch vản có sự giống nhau giữa lễ khánh thành và lễ khai trương, điều đó dẫn đến sự hiểu nhầm giữa hai buổi lễ. Nhưng thực chất, hai sự kiện này lại mang lại hai tính chất khác nhau.

Lễ khai trương là buổi lễ đánh dấu doanh nghiệp, nhãn hàng bắt đầu kinh doanh, đi vào hoạt động trong việc buôn bán, dịch vụ nhà hàng. Lễ khai trương gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp và chủ cửa hàng như: cửa hàng, showroom, nhà hàng, chi nhánh,…
Lễ khánh thành là sự kiện đánh dấu thời điểm những công trình của doanh nghiệp đã hoàn thiện xây dựng và bắt đầu đi vào sử dụng. Buổi lễ này sẽ gắn liền với các công trình, dự án xây dựng như: khánh thành nhà máy, khánh thành tòa nhà, khánh thành trường học, khánh thành công ty,..

Riêng một số công trình cũng gắn liền với kinh doanh đặc thù như: nhà máy, bệnh viện, trung tâm thương mại, chợ thì lễ khánh thành có thể tổ chức đông thời với lễ khai trương với nhưng nội dung hạng mục cơ bản. Những công trình, dự án mới xây dựng xong nhưng chưa đi vào hoạt động thì sẽ tổ chức lễ khánh thành, khi vào hoạt động kinh doanh chính thức sẽ tổ chức lễ khai trương cho công trình này.

Mỗi buổi lễ mang một ý nghĩa với hoạt động của doanh nghiệp vào mỗi thời điểm. Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu để đưa ra kế hoạch tổ chức lễ nào cho phù hợp.

Ý NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA BUỔI LỄ KHÁNH THÀNH

Lễ khánh thành đánh dấu cột mốc cho sự khởi đầu may mắn và thuận lợi, buổi lễ này chứa đựng những nghi lễ thiêng liêng mang hi vọng cho các hoạt động tương lai của tổ chức. Vì thế khi tổ chức buổi lễ này thành công sẽ mang ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp.

Ý NGHĨA TÂM LINH

Ông bà xưa có quan niệm rất rõ ràng trong các nghi lễ “ có thờ có thiêng, có kiêng có lành”. Vì vậy. nhà ỏ hay các công trình là một phẩn rất quan trọng trong quá trình sinh hoạt cuộc sống hay vận hành kinh doanh buôn bán hoạt động…Buổi lễ khánh thành sẽ mang đến sự yên tâm cho chủ đầu tư về công trình của mình sẽ hoạt động suôn sẻ.

Ý NGHĨA KINH DOANH

Buổi lễ như một sự thông báo đến những khánh hàng, những nhà đầu tư hay các quan chức chính quyền tại khu vực đó. Tổ chức lễ khánh thành còn thu hút sự chú ý của cộng đồng, giới truyền thông và báo chí nhằm chia sẻ nhiều người biết đến hơn nữa vè việc công trình sẽ chính thức đi vào thi công và hoàn thành trong thời gian sắp tới.

Đây là dịp để nhà thầu cũng như nhà đầu tư tận dụng để quảng bá thương hiệu và hình ảnh của mình rộng rãi hơn. Vì thế nên việc tổ chức càng có sự quy mô, chỉnh chu và đàu tư nhất cũng khẳng định phần nào năng lực cũng như tên tuổi và thể hiện sự chuyên nghiệp nhất định của doanh nghiệp đó để giúp nâng tầm giá trị đến với khách hàng hơn.

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH

Một buổi lễ khánh thành sẽ cần rất nhiều yếu tố và điều quan trọng nhất đó chính là sự tính toán và lên kế hoạch một các cụ thể, rõ ràng, chi tiết để giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức cũng như các khâu công tác chuẩn bị để đảm bảo cho lúc diễn ra được thuận lợi.

Dưới đây là một số lưu ý mà Tổ chức Sự kiện Hà Nội đưa ra để bạn có thể thêm sự bị cho buổi lễ diễn ra thuận lợi:

Địa điểm tổ chức: Lễ khánh thành sẽ được diễn ra ngay tại địa điểm của công trình, dự án.
Thời gian: đây là sự kiện trọng đại, đánh dấu mốc về sự bất đầu của doanh nghiệp. Vì thế thời gian cũng nên cân nhắc và chọn lựa kỹ lưỡng bởi các chuyen gia phong thủy để chọn ngày giờ. Ngoài ra các yêu tố về thời tiết cũng cần được cân nhắc và thời điểm nào sẽ thuận tiện cho việc tham gia của khách mời cũng là một ưu tiên lựa chọn
Thời tiết: vì buổi lễ có thể diễn ra ngoài trời nêm yêu tố thời tiết sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến buổi lễ, vì thế cần có phương án hệ thống nhà giàn, nhà bạt khôn gian để tránh mưa, gió, nắng.
Giấy phép xây dựng và tổ chức: Đây là một trong những điều kiện quan trọng vì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, thời điểm tổ chức. Yếu tố này giúp xác định trước luật pháp là chúng ta sẽ được phép tiến hành xây dựng công trình và tổ chức sự kiện với sự cho phép của các cấp chính quyền và các bên có liên quan. VIệc xin giấy phép đồng nghĩa với việc thông báo với địa phương để từ đó, cũng tạo điều kiện cho sự hỗ trợ về các yêu tố an ninh, giao thông..cho buổi lễ diển ra tốt đẹp hơn.

Ngoài ra, còn rất nhiều yếu tố cần lưu ý để đảm bảo cho việc tổ chức thuận lợi và thành công hơn.

QUY TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH CHI TIẾT TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH LỄ KHÁNH THÀNH

Một chương trình diễn râ càng thành công và thuận lợi bao nhiêu thì khâu chuẩn bị sẽ kỹ càng và đầu tư bấy nhiêu. Thông thường, thời gian để chuẩn bị sẽ cần trước ít nhất một tháng trước khi sự kiện bắt đầu để đảm bảo các công việc chuẩn bị được hỉnh chuvaf chu đáo.

Sau khi đã xin được giấy phép tổ chức và chọn được thời gian, địa điểm thì công việc tiếp theo cần làm đó là lên được quy trình và kế hoạch triển khai cho việc tổ chức. Thông thường, một buổi lễ được diễn ra với các bước sau.

XÂY DỰNG Ý TƯỞNG VÀ CHỦ Đ ỀCỦA CHƯƠNG TRÌNH

Đây là một bước vô cùng quan trọng, điều nà sẽ làm đảm bảo thống nhất được mạch lạc thông điệp truyền tải của sự kiện. ĐÔng thời, các định được các ý tưởng sẽ giúp thông nhất được thông điệp truyền thông. Từ đó, sẽ tạo được điểm nhấn và ấn tượng cho khách mời tham dự, giúp họ ghi nhớ và khắc sâu doanh nghiệp.

LÊN DANH SÁCH, SỐ LƯỢNG KHÁCH MỜI ĐẾN THAM DỰ

Một quy mô sự kiện to hay nhỏ và chất lượng của chương trình được đánh giá ra sao không thể không nhắc đến tiêu chí khách mời.Số lượng khách mời sẽ ảnh hưởng đến vì thế phải tính toán cẩn thận vì sẽ liên quan đến diện tích khu vực khu vực ghế ngồi, sân khấu để đảm bảo cho khách mời.

Danh sách khách mời cũng cần được xem xét và lựa chọn kỹ lưỡng. Đại biểu quan trọng, có tầm ảnh hưởng như những người quan chức, lãnh đạo, đại diện cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương sẽ nâng tầm uy tín và hiệu quả cho buổi lễ khánh thành. Khách mời là đối tác, khách hàng tiềm năng hay các đơn vị doanh nghiệp có liên quan mật thiết được mời đến sẽ giúp cho buổi lễ trở nên trang trọng và uy tín hơn.

Lưu ý, khi mời nên chuẩn bị thiệp mời, cũng như các công tác gửi thiệp và lời mời phải khéo léo và lịch thiệp để tạo ấn tượng tốt và sự chuyên nghiệp.

LÊN HÌNH ẢNH, THIẾT KẾ TRNAG TRÍ TẠI ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC

Sau khi đã khảo sát và đo đạc tại mjawt bằng và tính toán được các hạng mục cần bố trí sẽ đến giai đoạn triển khai thiết ké bản vẽ để hình dung đưc không gian của sự kiện.

Các hạng mục có thể kể đến cho buổi khởi công là: cổng chào, sân khấu, nhà giàn, nhà chờ của khách VIP, banner, standee, backdrop,… Các thiết kế sẽ cần tuân theo bộ nhận diện thương hiệu đã có sẵn của doanh nghiệp và công trình như màu sắc, họa tiết từ đó đảm bảo được sự đồng bộ và mãn nhãn về độ thẩm mỹ cho người tham dự khi đến tham dự chương trình.

Sự đầu tư và chỉnh chu về các khía cạnh của sự kiện sẽ đảm bảo cho hiệu quả cao về mặt truyền thông.

XÂY DỰNG KỊCH BẢN NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH

Tùy thuộc vào loại hình và mục đích cũng như thông điệp truyên tải sẽ có các nội dung cho các sự kiện khác nhau. Với chương trình lễ khánh thành sẽ thông thường sẽ có kịch bản với các nội dung chính như sau:

Đón khách: chụp ảnh, check in, cài hoa,…
Múa trống hội, lân sư rồng mở màn cùng các tiết mục văn nghệ chào mừng
MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu,khách mời.
Video trình chiếu
Đại diện phát biểu, khai mạc chương trình
Nghi thức cắt băng khánh thành, chạm tay vào màn LED
Văn nghệ biểu diễn nghệ thuật
Tham quan nhà máy, công trình
MC tuyên bố kết thúc chương trình

TRIỂN KHAI VIỆC THI CÔNG, LẮP ĐẶT CÔNG TRÌNH, DÀN DỰNG TRƯNG BÀY CÁC KHU VỰC TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Đối với sự kiện khánh thành, ở bước khảo sát địa điểm, ta đã cố định được một số khu vực nhất định để phục vụ cho khách mời. tại một số khu vực, ta sẽ bày trí các hạng mục như sau:

Cổng chính lối vào sự kiện sẽ cần lắp đặt cổng chào giúp khách mời xác định được vị trí, thảm đỏ dọc lối đi, trang trí banner, standee, bandroll. Xung quanh khu vực công trình, trang trí bằng các loại cờ phướn, bandroll, backdrop để tạo vẻ đẹp,ấn tượng cho người đi đường xung quanh.

Khu vực nhà lễ chính cũng cần được đầu tư lắp đặt sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng, các thiết bị màn hình LED, backdrop hoặc các thiết bị về hiệu ứng sân khấu nhằm đảm bảo. Ngoài ra, trang trí nhà giàn xung quanh theo tone màu của doanh nghiệp cũng cần được chú trọng và bày trí xung quanh các loại standee hay các biển thông tin về dự án để người tham dự có thể đọc.

Nơi khách mời ngồi cũng cần được chú trọng và chỉn chu nhất có thể về việc chọn lựa bàn ghế, hoa trên bàn đại biểu, nước uống, bảng tên khách mời tham dự cũng như các loại giấy tờ có liên quan đến dự án. Ngoài ra, bố trí một khu vực bàn tiệc trà hoặc finger food cho khách mời cũng cần được chú ý,

KIỂM TRA, TỔNG DUYỆT CHƯƠNG TRÌNH LẦN CUỐI TRƯỚC KHI CHƯƠNG TRÌNH BẮT ĐẦU

Trước khi chương trình bắt đàu, chúng ta cần xem xét lại các yếu tố thi công để đảm barosuwj an toàn cũng như chỉn chu trong trjang thái tốt nhất. Bên cạnh đó, bố trí nhân sự công tác để đảm bảo phối hợp chặt chẽ.Và không thể thiếu phần quan trọng nhất đó là tổng duyệt chương trình. Bất kì sự kiện lớn hay nhỏ cũng cần đảm bảo quá trình chuẩn bị được thuận lợi và có sự ăn khớp đảm bảo cho tất cả đội ngũ cũng như nhân sự hiểu được tuyến đường đi của việc diễn ra chương trình.

Trong quá trình tổng duyệt, chúng ta có thể thấy được những rủi ro và tính toán được những phương án dự phòng và chủ động được những phát sinh trước khi chương trình diễn ra chính thức.

TRONG SỰ KIỆN

Sự kiện sẽ được diễn ra với tuyến kịch bản như sau, điều này cần được nhà tổ chức nắm kĩ để đảm bảo thời gian và tiến độ sự kiện diễn ra một cách ăn ý:

Đón khách: đội ngũ lễ tân trong trang phục áo dài hoặc đồng phục doanh nghiệp sẽ đón khác tại cửa ra vào của khu nhà lễ đồng thời cài hoa, điểm danh và hướng dẫn khách vào chỗ ngồi phù hợp.
Văn nghệ mở màn: Trống hội, múa lân sư rồng hoặc các tiết mục văn nghệ thể hiện khát vọng vươn tầm của doanh nghiệp.
MC lên tuyên bố lý do và giới thiệu các khách mời có mặt trong chương trình.
Trình chiếu video giới thiệu về dự án, công trình.
Đại diện doanh nghiệp lên phát biểu và khách mời lên chia sẻ hoặc phát biểu trong chương trình.
Nghi thức khánh thành: Lễ tân sẽ đưa đồ cắt băng lên sân khấu,MC mời đại diện doanh nghiệp và khách mời thực hiện nghi thức này để đánh dấu và mở ra sự khởi đầu tốt đẹp trong tương lai. Đồng thời phái điện và pháo trnag kim nổ ra cùng lúc để nghi thức cắt băng thêm phần ấn tượng
Tham quan nhà máy, công trình: đại diện doanh nghiệp sẽ dẫn khách đi tham quan nhà máy, công trình và sẽ có nhân viên túc trực xung quanh các khu vực đẻ có thể giới thiệu về chức năng của mỗi phân khu.
Văn nghệ và dùng tiệc nhẹ: biểu diễn các tiết mục để tạo không khí cho chương trình và MC sẽ mời khách mời dùng tiệc nhẹ trước khi kết thúc chương trình.
Kết thúc chương trình: tiễn khách mời và trao quà tặng.
SAU SỰ KIỆN

Công tác sau sự kiện lễ khánh thành sẽ là truyền thông cho các hoạt động đã diễn ra, thông báo cũng như chúc mừng cho hoạt động được diễn ra thành công tốt đẹp. Việc quảng bá hình ảnh là một tác động truyền thông rộng rãi cho nhiều người biết đến dự án hơn từ đó giúp nâng cao độ uy tín của doanh nghiệp.

Chăm sóc khách hàng sau sự kiện cũng là việc cần làm để giữ chặt mối quan hệ với các khách hàng từ đó thúc đẩy sự tin yêu và tin tưởng cho dự án trong tương lai xa.

NHỮNG RỦI RO CẦN LƯU Ý KHI TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH

Trong quá trình tổ chức sẽ không thể tránh khỏi những rủi ro không đáng có, dưới đây là một số lưu ý để đảm bảo quá trình tổ chức diễn ra thuận lợi:

Thiết bị sự kiện: việc lựa chọn thiết bị cần tốt và đảm bảo cho chương trình diễn ra suôn sẻ, tránh cho việc hỏng hóc thiết bị
Thời gian thi công: việc tính toán số lượng hay thiết bị cần đảm bảo đúng tiến độ hay thời gian thi công hợp lý sẽ giúp tiến trình lắp đặt nhanh chóng hơn và đảm bảo đúng tiến độ diễn ra.
Rủi ro về an ninh: những sự kiện với các khách mời thuộc cơ quan, các cấp chính quyền, nhà nước sẽ được yêu cầu mức độ cao về an ninh và an toàn. Vì thế, cần bố trí lực lượng an ninh để đảm bảo phân luồng cũng như bảo đảm không có các tình trạng không đáng có.
Chi phí: việc chưa có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện sẽ dẫn đến những phát sinh không đáng có trong sự kiện, nên cần cân đối và lên kế hoạch kỹ lưỡng để hạn chế nhất có thể phát sinh.

Tuy nhiên, để đảm bảo các công tác tổ chức được trọn vẹn và an tâm nhất,bạn có thể tìm và liên hệ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp về lễ khởi công và động thổ. Từ đó mang lại sự yên tâm và chỉn chu cho sự kiện.

TIÊU CHÍ LỰA CHỌN CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ KHÁNH THÀNH CHUYÊN NGHIỆP

Sự kiện lễ khánh thành là một buổi lễ quan trọng vì thế rất cần sự chỉn chu và độ chuyên nghiệp nhất định của nhà tổ chức chương trình. Dưới đây sẽ là một số tiêu chí để bạn có thể cân nhắc khi lựa chojn khi tổ chức sự kiện:

Kinh nghiệm và uy tín: đây là tiêu chí được xếp lên đầu tiên. Một đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm lâu năm trong ngành và được đánh giá với mức độ uy tín cao sẽ giúp đưa ra những tư vấn chính xác, hạng mục cần và giảm thiểu rủi ro trong việc tổ chức chương trình.
Năng lực chuyên môn và sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc: để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và thuận lợi thì sự phối hợp và hợp tác làm việc giữa đơn vị vị tổ chức sự kiện và doanh nghiệp cần được chặt chẽ với quy trình được chuyên môn hóa cao. Từ đó sẽ giúp đảm bảo được yêu cầu đặt ra cũng như tiến độ thực hiện chương trình được đảm bảo.
Thiết bị sự kiện: Hiện nay trên thị trường có rất nhiều thiết bị được sử dụng trong sự kiện với nhiều mẫu mã và chất lượng khác nhau; tuy nhiên, việc sử dụng thiết bị tốt và trong tình trạng hiệu quả sẽ đảm bảo sự mãn nhãn cũng như chỉn chu và đạt được hiệu ứng cao trong việc tổ chức sự kiện.
Chi phí hợp lý: Tiêu chí này luôn được các doanh nghiệp lưu tâm nhiều nhất, bởi lẽ một giá thành hợp lý sẽ luôn đi đôi với chất lượng chương trình xứng tầm.

Bên cạnh các tiêu chí kể trên, thì vẫn còn nhiều yếu tố khác cần được cân nhắc như mối quan hệ cao trong ngành truyền thông… sẽ được đưa vào sự cân nhắc lựa chọn. Lễ khánh thành là một sự kiện quan trong đánh dấu cột mốc cho sự phát triển tương lai của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế các doanh nghiệp, nhà đầu tư cần phải lựa chọn lý lưỡng đơn bị tổ chức sự kiện để đảm bảo cho chương trình được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.

TỔ CHỨC LÊ KHÁNH THÀNH TRỌN GÓI VÀ CHUYÊN NGHIỆP

admin

Trả lời